¿Por qué es importante la implantación de un buen sistema de gestión documental en tu empresa?

 A nadie se le escapa que en el mundo actual la competencia en el mundo empresarial es férrea y el ritmo de actualización tremendo. La cantidad de documentos que se generan a diario en las empresas es inmensa, cada vez mayor. Es por tanto necesario que todas las empresas dispongan de un sistema de gestión documental, en realidad todas gestionan la documentación de una u otra forma, pero lo lógico es realizarlo de un modo que nos ahorre tiempo en el almacenamiento de la información y en su posterior consulta.

Hoy en día, todos los sistemas de gestión documental están informatizados y requieren de varias fases para conseguir sus objetivos.  Empresas como R2 Sistemas, especialistas en la implementación de software de programas de gestión documental nos resumen en tres sencillas fases el funcionamiento básico de cualquier software para gestión documental, son:

1. Digitalización y organización de los documentos (Entrada del documento)

El proceso de digitalización de documentos puede ser tedioso si no se cuenta con los equipos adecuados para el escaneo de la documentación ni con un sistema de indexación adecuado.

2. Integración en el sistema de gestión documental

Los documentos que digitalizamos e indexamos son muy diversos, pedidos, contratos, facturas, nóminas, legislación específica…., y sin embargo muchos de ellos están interrelacionados. Disponer de estas información, con los datos correctamente estructurados e integrados en el BPM (Business Process Management) de la empresa, facilitará la interpretación de todos los datos, y la detección de posibles problemas documentales, o de otra índole, relacionados con la gestión de procesos en la empresa.

3. Optimización de los flujos de trabajo.

Los flujos de trabajo o workflows, son las distintas tareas necesarias para conseguir que un proceso productivo se lleve a buen término. Un estudio previo del número de fases por las que se pasa, desde la entrada de un documento, hasta que queda perfectamente catalogado, nos permitirá detectar si podemos ahorrar en el número de fases para conseguir nuestro objetivo. Un buen sistema de gestión documental busca por todos los medios ahorrar en tiempo y número de tareas con objeto de simplificar los procesos y minimizar la posibilidad de errores en el sistema de gestión de la empresa.

Por si todavía no ha quedado claro, un ejemplo claro de gestión documental consiste en la organización efectiva de las facturas de cualquier empresa, su relación con los pedidos y las ventas, y la gestión de cancelaciones. ¿Te suena verdad?, pues con un buen software de facturación para empresas no debería de existir mayor complicación para su control efectivo.

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