La definición rápida de BPM es Business Process Management, o lo que es lo mismo, Gestión de procesos de negocio. Son sistemas de gestión de procesos que se utilizan para optimizar aquellas tareas que se pueden sistematizar dentro de cualquier negocio.

Para entendernos antes de comenzar con conceptos más complejos, un BPM es algo parecido a un gran esquema en el que se explican con detalle las distintas fases por las que hay que pasar obligatoriamente para conseguir finalizar un proceso de negocio.

En la siguiente imagen obtenida de esta web, se explica un BPM con distintos flujos de trabajo Workflow.

Esquema BPM

La evolución lógica de los BPM nos lleva al software de gestión empresarial. Hoy en día, los BPM integrados en cualquier institución, son especialmente útiles para optimizar las labores de gestión documental, facturación y otros procesos que conllevan una serie de tareas que se repiten de forma cíclica. La gestión de procesos se ha llevado al extremo de su utilidad gracias al Cloud Computing, que permite la integración dentro de un mismo proceso de negocio a toda la empresa, incluso disponiendo de diversos departamentos y oficinas en distintos países.

La Wikipedia dispone de un fantástico desarrollo de en qué consiste un BPM, resumimos a continuación el Ciclo de vida de la creación e implementación de un BPM:

Diseño:

La fase de diseño incorpora al mismo tiempo la identificación de los procesos que existen actualmente y cómo queremos que sean esos procesos una vez implantado el BPM.

Un diseño correctamente ejecutado facilitará la reducción de errores sistemáticos en los procesos y el ahorro de tiempo en la ejecución de las distintas tareas que componen un proceso de negocio.

Desarrollo:

El desarrollo de un programa BPM es ciertamente complejo y en la mayoría de los casos no contemplan todos los procesos de forma absolutamente automatizada.

Los BPM se aplican sobre todo a procesos de negocios en los que intervienen personas y se utilizan como una ayuda para evitar errores sistemáticos, pero lógicamente las personas tienen criterios de libre decisión en algunas fases del BPM y esto es lo que facilita en muchas ocasiones la continuidad del proceso de trabajo.

Por tanto, los BPM se utilizan y desarrollan con objeto de que además de las tareas repetitivas que puede efectuar el propio software, se integren los criterios de decisión de las personas que intervienen en todo el proceso de negocio.

Monitorización:

Esta fase corresponde a las pruebas que se deben realizar para ver los incrementos o pérdidas de productividad que se producen al implementar un cambio en uno de los workflows del BPM. Es esencial medir y estudiar estos cambios en cada uno de los flujos de trabajo y también en su conjunto. En los procesos de negocio los distintos flujos de trabajo están interconectados y es necesario determinar si hay alguno o algunos de ellos que puedan ralentizar la correcta ejecución del resto.

A estos 3 primeros apartados podríamos añadir la “Optimización” y “Re-ingeniería” que consisten en la iteración de las anteriores fases hasta obtener el mejor de los resultados para el BPM.

Para terminar os dejo un vídeo relacionado con un BPM para gestión documental de R2Sistemas que facilita la comprensión de todo lo que hemos comentado en este artículo.

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