Si preguntamos a cualquier especialista en el área de administración de empresas qué es lo que más le ayuda en el día a día en su trabajo…lo primero que nos contestará será probablemente “su ordenador”, pero si le preguntamos qué aplicación tiene permanentemente abierta en su ordenador, es muy probable que nos responda “el correo electrónico” y “mi programa de gestión documental”.  

Todo el que se sienta delante de un ordenador dispone de una u otra forma de un gestor de documentos. El propio explorador de windows es un gestor de documentos que almacena y permite compartir archivos y carpetas. Sistemas más complejos y evolucionados son los software de implementación de workflows, los CRM y los ERP. 

La cantidad y variedad de documentos que es necesario tramitar, documentar y almacenar crece exponencialmente cada día, hace unos años la única preocupación en una empresa era  la facturación, los cobros y los pagos….pero hoy.., la documentación asociada a leyes y normas ISOS, LOPD y prevención de riesgos laborales, entre otras exigen una organización basada en un método que nos facilitan los programas de gestión documental como los desarrollados por esta empresa de desarrollo de software de Madrid. 

Un programa de gestión documental debe presentar esencialmente las siguientes características: 

  • Debe ser adaptable a las necesidades de gestión y archivo de la empresa
  • Con posibilidad de gestión en la nube para facilitar la comunicación interdepartamental y entre las distintas oficinas de una gran compañía
  • Cuanto más sencillo de uso mejor. No queremos tener que estudiar un master para aprender a utilizar la aplicación.
  • Si además, facilita la integración con correos electrónicos y efectúa labores automáticas cada vez que se termina un proceso, el sistema de gestión documental se podrá integrar dentro del BPM de la empresa. 

¿Qué se plantea el especialista en desarrollo de software de empresa cuando planifica un sistema de gestión documental? 

  1. En qué soporte se guardarán los documentos
  2. Cómo facilita el programa de gestión documental la búsqueda de esos documentos
  3. ¿Cómo se organizan los documentos para facilitar su recuperación y envío entre departamentos?.
  4. ¿Cómo asegurar la privacidad y seguridad de los documentos ante ataques informáticos?
  5. ¿Cómo se establece un flujo de trabajo para hacer pasar el documento por las distintas manos que lo necesitan?
  6. ¿Cómo conseguir que el sistema de gestión documental cumpla con las normativas de gestión administrativas vigentes en el país de aplicación?
  7. ¿El programa, tiene posibilidad de escalabilidad? 

Como se puede apreciar, diseñar un programa de gestión documental no es nada sencillo, un gestor documental adaptado a las necesidades de hoy en día debe estar capacitado no solo para almacenar documentos escaneados y digitalizados, tiene que ser capaz de integrar e importar bases de datos completas, vídeos e imágenes en distintos formatos.

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