Los procesos de negocio son un conjunto de decisiones, estrategias, acciones y evaluaciones encaminadas a aportar un valor añadido a todas aquellas tareas que componen el objeto del negocio. El uso de software y herramientas informáticas para ejecutar y controlar todas las decisiones y tareas que componen la estrategia, permite tener un control sobre cada una de las fases y una evaluación de los diferentes resultados para poder determinar si las decisiones adoptadas son las acertadas.

En toda empresa, el uso de diagramas de flujo de trabajo, conocidos por Workflow en inglés, facilita la gestión de cualquier proceso evitando errores sistemáticos e incrementando la eficiencia entre los distintos departamentos de la empresa, al disponer de unos criterios conocidos por todos sobre cuál es el workflow, es decir, la metodología a seguir en cualquier proceso de trabajo. Se minimizan las malas interpretaciones, los errores, o la falta de conocimiento sobre cualquier proceso de trabajo. Distintos diagramas workflow integrados convenientemente, permiten la creación de un BPM (Business process management), o lo que es lo mismo, un sistema integral de gestión de cualquier proceso de negocio.

Para profundizar en la utilidad de los BPM, nos hemos apoyado en el vídeo explicativo que mostramos a continuación sobre cómo funciona una aplicación BPM con un software para la gestión documental de la empresa. Hemos recurrido a este vídeo en el que se explica muy claramente cómo se relacionan los distintos procesos de trabajo para la creación de un BPM, en particular la gestión de procesos aplicado a la atención al cliente.

Más vídeos de temática de gestión de procesos en el portal de R2 Docuo en Youtube

Concepto de gestión de los procesos de negocio. BPM

La gestión de los procesos de negocios, conocida por su denominación en inglés Business Process Management (BPM) se encarga del conjunto de medidas y acciones incluidas en el proceso de negocio a implementar. La aplicación de una correcta gestión conlleva una serie de mejoras en la empresa que se traducen en la optimización de los procesos que se realizan en las diferentes áreas, una mayor organización de las diferentes tareas, una fácil detección de aquellos puntos que no están generando los valores deseados y una automatización, tanto en la ejecución como en el control, de las diferentes partes en las que se divide el proceso general. En definitiva una mejora en la gestión, en el control del workflow o flujo de trabajo de las diferentes tareas, optimización de los recursos y un aumento positivo en los resultados económicos y de producción finales. En la web de R2 Docuo que indicamos en el siguiente enlace disponéis de mucha más información sobre los Workflow ,es un concepto muy conocido en todo el ámbito de la gestión de empresas, pero no es sencillo comprender en un pequeño artículo las grandes ventajas que puede tener implantar un BPM en la empresa. En el anterior enlace encontraréis un esquema ilustrativo de cómo funcionan los flujos de trabajo en los Business Process Management.

BPM

*Ejemplo de flujo de trabajo Workflow para implementar un BPM. Fuente R2 Sistemas BPM y Workflow

Ventajas de la implantación de un BPM

Independientemente del tamaño de la empresa, toda actividad empresarial está compuesta por diferentes procesos que forman el conjunto de la gestión de la organización. El primer elemento a considerar es identificar esos subprocesos. Posteriormente habrá que definir estrategias para la mejora individual de cada uno de ellos, lo que redundará en una mejora de la gestión conjunta. BPM consiste en la utilización de software y técnicas empresariales destinadas a la consecución de ese objetivo.

Contando con una buena gestión de los procesos de negocios se consigue una correcta identificación del proceso global de la empresa. Este sistema permite la automatización de la gestión de las decisiones, propiciando una respuesta inmediata a los cambios que se produzcan tanto en las tendencias del mercado, como en las preferencias de los clientes. También gracias a la aplicación de las técnicas de BPM se obtiene un feedback de información que abre nuevas vías de innovación, además de obtener una mejora en los índices de eficiencia en la operativa de cada fase del negocio y una reducción controlada de los costes.

Requerimientos de todo sistema BPM

El software utilizado para BPM abarca aplicaciones muy diversas y completas. El primero de los elementos que integra todo sistema de gestión de procesos de negocios es el paquete de aplicaciones destinado al diseño de los procesos. En esta fase hay que documentar los procesos minuciosamente, de forma que queden totalmente identificados y diferenciados, debiendo permitir las aplicaciones la generación de informes que aporten datos de manera global e individualizada de las diferentes fases. Debe poseer una total integración con otras aplicaciones que generen información que pueda ayudar a este diseño, como plantillas XML, imágenes, procesadores de textos o documentos PDF.

La gestión de las decisiones operativas permite la integración en el sistema informático de las diferentes opciones de acción en determinados casos de estudio. Ha de posibilitar la recreación de un escenario que ayude a la toma de decisiones, permitiendo la entrada y modificación de nuevas reglas y el análisis de los resultados de diferentes pruebas de hipótesis. Cualquier sistema de BPM también integra el software necesario para que todos los procesos sean repetibles y además se puedan realizar incluyendo variables temporales que generen un nuevo grupo de resultados. Debe también permitir un control de cada uno de los elementos intervinientes, posibilitando a través de la monitorización de los procesos la detección de los puntos fuertes y las debilidades de la gestión.

Aplicaciones y profesionales para la gestión de los procesos de negocios

Tanto el diseño, como la implantación y la explotación de los sistemas de gestión de procesos de negocios requieren de un completo software dedicado,  que en caso de tener que desarrollarlo implicaría una elevación desmesurada de los costes, por lo que en la mayoría de los casos la solución adoptada es la utilización de aplicaciones comerciales dedicadas.

En el aspecto de recursos humanos, hay que tener en cuenta que al ser de aplicación al conjunto de las áreas de negocio, el personal que se encargue ha de ser un equipo multidisciplinar con profesionales del mundo de la empresa y los negocios, especialistas en temas legales y personal informático de alta cualificación. Es bastante habitual encargar la realización del diseño y puesta en marcha del sistema BPM a empresas especializadas, para que una vez puesto en funcionamiento, el sistema de gestión sea explotado por personal de plantilla, con el soporte técnico y asesoramiento de la empresa externa.

 

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